Friday, December 08, 2006

摘錄》Microsoft Office Word 2007 的新增功能

Microsoft Office Word 2007 提供了一組功能廣泛的工具可以在新的介面中建立及格式化您的文件,進而協助您產生專業級外觀的文件。豐富的檢閱、註解及比較功能,有助於您快速收集及管理同事的意見回應。進階的資料整合性,可以確保文件及重要商務資訊來源的關聯性。

您想要做什麼?


建立專業級外觀的文件
Office Word 2007 所提供編輯與檢閱工具,可以讓您使用比以前更簡單的方法建立美觀的文件。

將更多時間花在撰寫上,不需費心於格式
全新的結果導向介面會在您有需要時,以清楚而且有系統的方式呈現工具:

從預先定義的樣式、表格格式、清單格式、圖形效果等的文件庫中進行選取,以節省時間並且充分運用強大的 Word 功能。
Word 可以讓您在文件中套用格式時免於猜測結果。格式選項的文件庫可以讓您在確認進行變更前,先即時預覽文件中的格式。
按幾下滑鼠可以新增預設格式的元素
Office Word 2007 提供讓您將預設格式的內容新增至文件的建置組塊:

當您處理來自特定範本類型的文件 (例如報表) 時,您可以從預設格式之封面、重要引述、頁首及頁尾的文件庫中進行選取,讓您的文件變得更美觀。
若您要自訂預設格式的內容,或是您的組織會常用同一段內容 (例如免責聲明文字或客戶連絡資訊),您只需要按一下滑鼠,從文件庫中進行選取來建立自己的建置區塊。
透過炫麗的圖形更有效地傳達訊息
新增的圖形與圖表功能包括 3D 圖形、透明、延伸陰影及其他效果。

立即對您的文件套用新的外觀及操作
當您的公司更新外觀時,您可以立即在文件中跟進。透過「快速樣式」與「文件佈景主題」,您可以快速地變更整個文件的文字、表格與圖形外觀,以符合您喜好的樣式或色彩配置。

輕鬆地避免發生拼字錯誤
下列是拼字檢查的一些新功能:

在所有 2007 Microsoft Office system 程式中,拼字檢查功能已變得更一致。這項變更的範例包含:
目前有許多拼字檢查選項都已變成通用。如果您在某個 Office 程式中變更其中一個選項,所有其他 Office 程式的這個選項也會隨之改變。如需詳細資訊,請參閱變更拼字與文法檢查的運作方式。
除了共用相同的自訂字典以外,所有程式都可以使用同一個對話方塊來管理這些字典。如需詳細資訊,請參閱使用自訂字典將單字新增至拼字檢查程式。
2007 Microsoft Office system 拼字檢查包含改革後的法文字典。在 Microsoft Office 2003 中,這是一個必須個別安裝的增益集。如需詳細資訊,請參閱變更拼字與文法檢查的運作方法。
系統會針對第一次使用的語言,自動建立該語言的排除字典。排除字典可讓您強制拼字檢查標示出想要避免使用的單字,如此就能夠方便您避免使用猥褻單字或不符合樣式指南的單字。如需詳細資訊,請參閱使用排除字典指定慣用的單字拼字。
拼字檢查程式可以找出並標示某些上下文的拼字錯誤。您是否曾經犯過像是 I will see you their. 的打字錯誤?在 Office Word 2007 中,您可以啟用 [使用關聯式拼字檢查] 選項以利找出及修正這種錯誤。此選項適用於英文、德文或西班牙文的文件拼字檢查作業。如需詳細資訊,請參閱選擇拼字與文法檢查的運作方式。
您可以針對所建立的某一份文件或所有文件來停用拼字及文法檢查功能。
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放心地共用文件
當您將文件的草稿傳送給同事讓他們輸入任何內容時,Office Word 2007 會協助您有效率地收集及管理他們的修訂與註解。當您準備要發佈文件時,Office Word 2007 會協助您確定發佈的文件中沒有任何尚未解決的修訂與註解。

快速比較兩個文件版本
Office Word 2007 可讓您輕易地找出文件的變動的位置。比較及合併文件時,您可以看見前後兩個版本的文件,而刪除、插入及移動的文字會清楚地標示在第三個版本的文件中。

尋找並移除文件中的隱祕中繼資料及個人資訊
在您與其他人共用文件之前,可以使用「文件檢查」來檢查文件是否含有隱祕的中繼資料、個人資訊或儲存在文件中的內容。「文件檢查」可以尋找並移除一些資訊,例如註解、版本、追蹤修訂、筆跡標註、文件摘要資訊、文件管理伺服器資訊、隱藏文字、自訂 XML 資料,以及頁首及頁尾中的資訊。「文件檢查」可以協助您確保與其他人共用的文件不會包含任何隱祕的個人資訊或組織不想要散佈的任何隱祕內容。此外,您的組織可以自訂「文件檢查」,以便新增其他隱祕內容類型的檢查項目。

將數位簽章或簽名欄新增至文件
您可以在文件中加入數位簽章,以確保文件的驗證性、完整性及原始性。您可以在 Office Word 2007 文件中加入隱藏的數位簽章,或是插入 Microsoft Office 簽名欄,除了數位簽章外再另外擷取可見的簽名圖示。

在 Office 文件中使用簽章欄擷取數位簽章的功能,讓組織能夠在合約等文件上使用無紙化簽署程序。不同於紙上簽章,數位簽章會提供確實的簽署記錄,讓您以後能夠驗證簽章。

將 Word 文件轉換為 PDF 或 XPS
Office Word 2007 支援將檔案匯出成下列格式:

Portable Document Format (PDF) PDF 是版面配置固定的電子檔格式,可以保存文件格式,並具備檔案共用能力。在線上檢視或列印 PDF 檔案時,可以確保檔案格式與您希望的一樣,而且其他使用者無法輕易變更檔案中的資料。如果要以商業印刷方式輸出文件,PDF 格式也相當管用。
XML Paper Specification (XPS) XPS 是一種電子檔格式,可以保存文件格式,並具備檔案共用能力。在線上檢視或列印 XPS 檔案時,可以確保檔案格式與您希望的一樣,而且其他使用者無法輕易變更檔案中的資料。
如需詳細資訊,請參閱下列其中一篇文件:

將檔案儲存成 PDF 格式
將檔案儲存成 XPS 格式
立即偵測含有內嵌巨集的文件
Office Word 2007 會對已啟用巨集功能的文件使用個別的檔案格式 (.docm),讓您可以立即辨別檔案是否能夠執行任何內嵌巨集。

防止變更文件的最終版本
在您與其他人共用文件的最終版本之前,可以使用 [標示為完稿] 命令,讓文件成為唯讀狀態,並傳送給您要共用文件最終版本的其他人。當文件標示為完稿時,輸入、編輯命令及校訂標記都會停用,檢視文件的人也無法在不小心的情況下變更文件。[標示為完稿] 命令並非安全性功能,任何人都可以藉由關閉 [標示為完稿],來編輯標示為完稿的文件。

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超越文件
當電腦與檔案互連時,若要將文件儲存在小巧、穩固且可支援眾多平台的檔案中,將耗費許多成本,而這種情況越來越常見。為了因應這項需求,Microsoft Office System 在 XML 支援方面有了新的進展。新的 XML 架構檔案格式,讓 Office Word 2007 檔案變得更小巧、更穩固,而且與資訊系統及外部資料來源密切整合。

降低檔案大小及改善損毀修復
新的 Word XML 格式是一種經過壓縮及分隔的檔案格式,可大幅減少檔案大小,並且有助於確保受損或損毀的檔案得以輕易修復。

連接您的文件與商務資訊
在您的企業中,您會建立文件來傳達重要的商務資料。您可以將此傳達程序自動化,以節省時間並減少發生錯誤的風險。請建立動態智慧文件,這種文件會利用新的文件控制項及資料繫結來連接後端系統,自行更新資料。

在文件資訊面板中管理文件摘要資訊
「文件資訊面板」可讓您在處理 Word 文件時輕易地檢視並編輯文件摘要資訊。「文件資訊面板」會顯示在 Word 文件的最上方。您可以使用「文件資訊面板」來檢視並編輯標準 Microsoft Office 文件摘要資訊以及儲存至文件管理伺服器之檔案的屬性。如果您使用「文件資訊面板」來編輯伺服器文件的文件摘要資訊,更新的摘要資訊就會直接儲存至伺服器。

例如,您可以使用某部伺服器來追蹤文件的編輯狀態。當您完成文件的編輯時,您可以開啟 [文件資訊面板],將文件的編輯狀態從 [草稿] 變更為 [完稿]。當您將文件存回伺服器時,也會在伺服器上更新編輯狀態的變更。

若您將文件範本儲存在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 伺服器的文件庫中,此文件庫可能會包含會儲存範本相關資訊的自訂內容。例如,您的組織可能會要求您藉由填入 [類別] 內容將文件加以分類。使用 [文件資訊面板],直接在 Word 環境中以此方式編輯內容。

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在電腦發生問題後復原文件
2007 Microsoft Office system 提供增強的工具,可讓您在 Office Word 2007 發生問題後復原您的工作。

Office 診斷
Microsoft Office 診斷程式是一系列診斷測試,這些測試可以協助您找到電腦當機的原因。診斷測試能夠直接解決一些問題,並可以找到其他問題的解決方式。Microsoft Office 診斷程式會取代下列 Microsoft Office 2003 功能:[偵測與修復功能] 及 [Microsoft Office 應用程式復原]。

如需詳細資訊,請參閱使用 Office 診斷程式診斷並修復當機 Office 程式。

程式復原
Office Word 2007 強化了相關功能,以避免在程式異常關閉時遺失工作。Word 會盡可能在程式重新啟動後嘗試復原程式某些方面的狀態。

例如,假設您同時執行數個檔案,並且每個檔案均以不同的視窗開啟,各視窗中皆顯示特定的資料,而 Word 卻發生當機的狀況。當您重新啟動 Word 時,它會開啟檔案並將視窗還原為當機之前的狀態。

如需詳細資訊,請參閱避免在 Office 程式異常關閉時遺失工作。

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